Оценка и планирование проектов. Использование метрик для быстрого расчета сметы

Запросы на проектирование и дизайн приходят к нам достаточно регулярно, а значит нужно составлять более или менее формализованное коммерческое предложение по ним. Где-то достаточно просто общей “вилки” сроков и стоимости, в других случаях нужен официальный документ. Понятно, что оценка на этом этапе будет иметь весомую погрешность. Но она не должна отличаться от финальной в разы или на порядки.

Работы по проектированию делятся на 4 этапа — сбор и анализ требований, детальное проектирование страниц, визуальный дизайн, создание интерактивного прототипа. Первый этап имеет пару четко определенных вариантов, которые достаточно стандартны для всех проектов. А вот остальные три сильно зависят от планируемого набора функциональности и сложности бизнес-логики. Здорово, если у клиента уже есть хотя бы набросок технического задания. Если его нет, по крайней мере в черновом и кратком виде спецификации нужно набросать.

Сам алгоритм расчета примерно следующий. На основе этой спецификации подсчитывается количество страниц, которые нужно будет спроектировать. Затем считаем количество дизайн-макетов и страниц прототипа, добавляем вспомогательные работы и с помощью норм выработки переводим все это в трудочасы. К полученным цифрам прикладываем менеджерскую работу и влияние рисков. Затем получается общая стоимость работ, а после построения черновой диаграммы Гантта — сроки выполнения проекта.

Для расчета по этому алгоритму используется набор метрик, собранных и отточенных на основе опыта работы. Это нормы выработки (например, сколько часов в среднем проектируется одна страница), принятые объемы работ (сколько часов занимает работа над дизайн-концептом или какой процент спроектированных страниц реализуется в интерактивном прототипе), коэффициенты рисков, фиксированные единицы (стоимость часа работы менеджера или курс доллара). Метрики могут корректироваться со временем, но их общий порядок сохраняется.

Некоторые из метрик вызывают у многих удивление: “Как вы можете говорить, что проектирование любой страницы занимает ровно X часов?!”. Но практика работы показывает, что если взять общие трудозатраты на проектирование страниц и поделить их на количество страниц, получаются как раз эти самые X часов. Хотя цифры могут серьезно поменяться в случае заметных корректировок в самом процессе работы. Плюс метод не работает при очень малом количестве страниц в проекте.

А недавно этот подход к оценке превратился в формализованный метод. Раньше все это делалось каждый раз фактически вручную — с помощью калькулятора и записной книжки. Но при планировании одного из текущих проектов стало окончательно ясно — подход работает и уже не первый год дает правильные результаты.

В общем, взяв Excel, я внес туда все метрики и их производные. А на их основе построил единый расчет — сколько длятся и стоят все работы и каждый этап в отдельности. Кроме того, сделаны расчеты за полный пакет работ, бета-версию и неполный проект (без интерактивного прототипа). Все полученные числа для удобства продублированы в различных единицах измерения — часах, днях, неделях, рублях и долларах. Причем если часы считаются суммарно, то дни — на основе диаграммы Гантта, учитывая параллельность процессов. Жалко только, что пока не нашлось способа генерировать в Экселе и само изображение диаграммы.

Входными значениями для расчетов являются количество страниц и тип проекта — от него зависят величины метрик. Проверив расчеты на статистике предыдущих проектов и немного подкрутив метрики, я получил погрешность в пределах 25%. Матрица подходит не для каждого процесса и не обещает абсолютно точных значений. Но она очень хороша для инструмента со всего двумя входными значениями и моментальной скоростью выдачи результата. А быстрота реакции очень важна для предварительной оценки.

Теперь осталось только создать пресеты для типовых проектов и можно передавать документ менеджерам по продажам. Но еще приятнее то, что с помощью этой таблицы можно оптимизировать внутренние процессы. Ведь если что-то можно подсчитать, то эти цифры можно и улучшить.